Kako uštedjeti na poslovnim putovanjima za vrijeme krize ?
Ušteda na poslovnim putovanjima ponekad predstavlja pravi izazov. Pogotovo ako vaši zaposlenici često putuju u sklopu obavljanja svakodnevnog posla. Ipak, postoje načini na koje može smanjiti ove troškove bez da utječete na kvalitetu putovanja ili sigurnost poslovnog tima, što je posebno važno u vrijeme krize kada se vodi više računa o svim rashodima.
Uz kvalitetnu politiku putnih troškova i promišljen pristup, možete uštedjeti na svakom putovanju, a ovi savjeti će vam sigurno u tome dodatno pomoći.
#1 Jasna politika putnih troškova
Politika putnih troškova jedna je od ključnih stvari kod definiranja odgovora na pitanje kako uštedjeti na poslovnim putovanjima. Je li vaša politika putnih troškova precizno definirana i jasna? Zna li vaš poslovni tim što sve ulazi u putne troškove? Imaju li zaposlenici jasne upute kako pratiti putne troškove?
Naime, ako ste na ova pitanja odgovorili negativno, pravo je vrijeme da razmislite o doradi politike putnih troškova. Što je ona jasnija to će vašem poslovnom timu i zaposlenicima biti lakše pridržavati se utvrđenih pravila te bolje kontrolirati troškove službenog puta.
#2 Definirajte putne troškove
Sigurno se pitate kako uštedjeti na poslovnim putovanjima kada postoji toliko stavki koje mogu utjecati na konačni iznos njihova troška. Od bukiranja letova, troškova za obrok do svih drugih neočekivanih izdataka koji su često neizbježan dio putovanja. Da, istina je da vam puno troškova može „kliziti“ kroz ruke svakog mjeseca, a da toga niste niti svjesni.
Upravo zato, jednom kada utvrdite jasna pravila vezana uz politiku putnih troškova, budite sigurni da ona pokrivaju zaista sve potencijalne rashode. Slijedeći korak je postaviti jasnu granicu koji troškovi mogu ići na račun tvrtke. Naravno da se to ne odnosi na zaista nužna poslovna putovanja, konferencije ili edukacije. No, jednako tako, tvrtka sigurno ne mora podmiriti trošak baš svake vožnje s klijentom ili svaki iznos troška poslovnog ručka.
Ako niste sigurni kako najbolje riješiti ovo pitanje, aplikacija za putne troškove može biti od velike pomoći. Ovakva softverska rješenja obračunavaju putne troškove automatski, bez obzira na to kako, kada i gdje putujete. Omogućuju transparentno i učinkovito upravljanje putnim troškovima, uklanjanju pogreške iz izračuna te smanjuju putne troškove.
#3 Motivirajte poslovni tim na uštedu
Svaki puta kada vaš zaposlenik izabere povoljniju opciju putovanja, to donosi uštedu za cijelu tvrtku. S vremenom, takve se uštede pretvaraju u značajan iznos. Naravno da zaposlenici vjerojatno neće početi samoinicijativno štedjeti na poslovnom putu. No to se može promijeniti ako im date dobru motivaciju i objasnite kako to postići.
Recimo, možete ponuditi poslovnom timu nekoliko različitih načina kako uštedjeti na poslovnim putovanjima. Jedan od njih je ušteda goriva sporijom vožnjom. Na istom popisu može se naći i rezervacija povoljnijeg smještaja. Kako bi ih motivirali na ovakve načine uštede, možete ih nagraditi polovicom ušteđenog iznosa kao bonusom ili čak slobodnim danom. Bilo što, što će ih potaknuti na takvo ponašanje i u budućnosti.
Osim toga, razmislite i korištenju programa nagrađivanja. Ne koštaju vas ništa da im se priključite, a jednom kada se nakupe bodovi od rezervacija letova, možete ih iskoristiti za popust koji će biti dobra kompenzacija za veći trošak smještaja ili rent-a-car usluga.
#4 Omogućite zaposlenicima da budu produktivniji na putu
Jedan od načina kako možete dugoročno uštedjeti na poslovnim putovanjima je da omogućite poslovnom timu da bude produktivniji tijekom putovanja. Prije svega, to znači da ih rasteretite od zamornih zadataka koji troše njihovo vrijeme i nemaju veze sa glavnim ciljem putovanja.
Obračun dnevnica i evidencija putnih troškova su sigurno na tom popisu. Ako zaposlenik troši svoje vrijeme na traženje izgubljenog računa od vinjete ili se pokušava sjetiti kada je prešao granicu, njegov fokus sigurno više nije na poslu. Pri tome ne treba zaboraviti da klasična varijanta računanja ovih brojki „na papiru“ dolazi i sa čestim pogreškama zbog kojih će sigurno morati i ponoviti cijeli postupak. Sve ovo može biti vrlo komplicirano i naporno, ali i ne mora.
Sustav za management putnih troškova je pametno rješenje za sve koji gube sate i sate na obračun prijeđenih kilometara, troškova i iznosa dnevnica. Pomoću aplikacije koja sve ovo radi automatski, vaši zaposlenici moći će se više posvetiti svom poslu, klijentima i suradnicima, zbog čega su na prvom mjestu krenuli na službeno putovanje.
Vjerujemo da će vam ovi savjeti pomoći ne samo da uštedite na poslovnom putovanju, nego da izvučete i ono najbolje od svakog službenog putovanja. Zato, odmah krenite sa njihovom primjenom i već danas preuzmite besplatnu verziju GOOMA aplikacije.
