Službeni put u malom poduzeću – na što svaki MSP mora paziti?
Gotovo je nemoguće zamisliti veliko poduzeće bez službenih putovanja. Danas je svako peto putovanje povezano s poslom, a brojne industrije u svoje strategije ubacuju networking za koji su sastanci i putovanja neizbježan element. S druge strane, za pretpostaviti je da mala poduzeća imaju manju potrebu za udaljenim putovanjima, no veću potrebu za optimizacijom troškova. Kako izgledaju troškovi i službeni put u malom poduzeću, doznajte u nastavku.
MSP – mikro, mala i srednja poduzeća
Možda Službeni Put? Ne, to nije MSP. MSP je standardni akronim za mikro, malo ili srednje poduzeće. Na engleskom, ovo možete pronaći kao SME – small and medium sized enterprises. Definicija MSP se temelji na kriteriju prometa tvrtke ili bilance i na temelju broja zaposlenika. Mikro poduzeće tako ima manje od 10 zaposlenih i godišnji promet ispod 2 milijuna eura. Malo poduzeće ima manje od 50 zaposlenika i promet ispod 10 milijuna eura, a srednje manje od 250 zaposlenika i godišnji promet ispod 50 milijuna eura.
Danas MSP čine dvije trećine radnih mjesta u privatnom sektoru te čak 99% svih poduzeća u Europi.
Po čemu se razlikuje službeni put u malom poduzeću od službenog puta korporacije?
Zaposlenici MSP putuju iz mnogo razloga, no najčešći su: putovanja na razne evente i konferencije, seminare i sastanke, za održavanje prezentacija i edukacija, za testiranje proizvoda ili posjetu dobavljačima, za osobnu edukaciju i trening… Za razliku od velikih korporacija gdje si tvrtka može priuštiti da na takvo putovanje pošalje više ljudi, u manjih poduzećima to su jedan ili dva zaposlenika.
Management službenih putovanja bitan je u svim organizacijama i djelatnostima, bez obzira na veličinu. Ipak, zanimljivo je da je službeni put u malom poduzeću skuplji za čak 19,7%! Osim što su troškovi veći, veći je i trošak vremena. Naime, iako se čini da je u maloj tvrtki planiranje zbog vremena bolje prepustiti zaposleniku, to sa sobom donosi i potencijalne rizike. Osim što postoji opasnost za pretjeranim trošenjem (primjerice, rezervacija skupog hotela), prosječni zaposlenik na planiranje organizacije za službeni put u malom poduzeću potroši čak 45 minuta. Zbog takvih situacija za MSP je jako bitno da ima definiranu politiku putnih troškova, kao i dobar alat za njihovo praćenje.
4 temelja na kojima se stvara uspješno poslovno putovanje
Mikro, mala i srednja poduzeća, za razliku od velikih organizacija, moraju više pozornosti usmjeriti na 4 kamena temeljca službenih putovanja. To su:
- Konsolidacija – na jednom putu napraviti i odraditi što je više moguće zadataka kako ne bi bilo dupliciranja
- Usuglašenost – svi u poduzeću moraju biti upoznati s pravilima putovanja, razumjeti zašto su takva i njih se pridržavati
- Fleksibilnost – omogućite svojim zaposlenicima brzu reakciju ukoliko je poslovni put prijeko potreban
- Transparentnost i odgovornost – u svakom trenutku morate znati koliki su vam putni troškovi
Bonus savjet:
Kako bi navedeno bilo moguće, bitno je da tvrtka ima razrađen plan i politiku oko poslovnih putovanja.
Prvo na što pri tome morate paziti je kontrola troškova. U praksi je ovo najteži izazov svih tvrtki. Kako bi dobro upravljali troškovima, postoje dvije mogućnosti:
- smanjenje troškova putovanja ili
- povećanje ROI-a poslovnih putovanja.
Odabir između njih uvelike ovisi o namjeni poslovnog puta, pa ćete za poslovni sastanak s bitnim partnerom vjerojatno odabrati povećanje ROI-a jer u takvim situacijama ne želite štedjeti i ispasti škrt.
Drugo što je bitno je otvorena komunikacija između voditelja i zaposlenika. Voditelj mora postaviti jasne upute i ciljeve putovanja kako bi djelatniku bilo jasno što se od njega očekuje te koja su njegova prava i mogućnosti na putu. Primjerice, statistika pokazuje kako je bleisure sve popularniji, odnosno čak 75% putnika za vrijeme službenog puta uz posao uključuje i odmor. Mogućnost toga biste zasigurno trebali iskomunicirati prije nego li djelatnik na službenom putu ostane dan dulje bez pitanja, zar ne? Uz komunikaciju dolazi i kolaboracija voditelja i djelatnika. Uz dobru suradnju i kolaboraciju, troškovi se mogu optimizirati, uz zadovoljstvo svih strana.
I posljednje, pomozite si uz digitalna rješenja. Danas postoje brojni alati namijenjeni jednostavnijim poslovnim putovanjima, kao i aplikacije za management službenih putovanja i smanjenje putnih troškova.
Optimizacija resursa
Znate li koliko godišnje trošite na obračune putnih naloga? Izračunajte uz pomoć kalkulatora, sigurni smo da ćete se iznenaditi. Naime, službeni put u malom poduzeću uvijek znači neku vrstu izdatka. Rijetko koji MSP si može priuštiti osobu koja će se baviti samo kontrolom putnih troškova, analitikom, obračunom dnevnica i sakupljanjem računa s poslovnih putovanja. Nasreću, danas postoje pametni sustavi koji sve mogu napraviti za vas, s bilo kojeg uređaja, bilo kada i bilo gdje. Najbolje je što ne morate odabrati na slijepo. Iskoristite besplatno probno razdoblje i saznajte sve funkcionalnosti aplikacije koja štedi vrijeme i novac.
