Izazovi poslovnih putovanja: dnevnice, putni nalog i izračun troškova
Poslovna putovanja su često neizostavan dio mnogih industrija i poduzeća. Bez obzira jeste li menadžer koji često putuje na sastanke ili poslovni savjetnik koji redovito obilazi klijente, sigurno ste upoznati s izazovima poslovnih putovanja. U ovom blogu istražit ćemo neke od njih, fokusirajući se na izračun dnevnica, ispunjavanje putnog naloga i izračun troškova.
Dnevnice koje donose mrak na oči
Jedan od glavnih izazova s kojima se susrećete prilikom poslovnih putovanja je izračun dnevnica. Dnevnica predstavlja novčanu naknadu koju putnik dobiva za prehranu i smještaj tijekom službenog putovanja u zemlji i inozemstvu, pri čemu mjesto rada ili prebivališta radnika mora biti udaljeno najmanje 30 kilometara od upućenog mjesta.
Izračun dnevnica temelji se na Zakonu o porezu na dohodak i Pravilniku o porezu na dohodak i tu su propisani iznosi dnevnica koje poslodavac može neoporezivo isplatiti, no u pravilniku o radu ili drugom poslovnom dokumentu može biti propisan i veći iznos. Dnevnice za službeno putovanje unutar zemlje pri čemu putovanje traje više od 12 sati dnevno iznose 26,55 eura (puna dnevnica), dok se dnevnice za put koji traje više od 8 sati, a manje od 12 sati dnevno neoporezivo mogu isplatiti u svoti od 13,28 eura.
Ako je na službenom putovanju na teret poslodavca osiguran jedan obrok (ručak ili večera) neoporezivi iznos dnevnice koji se isplaćuje u novcu umanjuje se za 30%, a ako su osigurana dva obroka za 60%.
Za putovanje u inozemstvo dnevnica je određena prema državi u koju se putuje.
Izračun dnevnica jedan je od najzahtjevnijih segmenata službenih putovanja, stoga se mnogi često odlučuju za automatizirana rješenja koja olakšavaju svu papirologiju i matematiku vezanu za poslovno putovanje.
Sporo ispunjavanje putnog naloga
Putni nalog je dokument koji putnik mora ispuniti kako bi dokumentirao svoje poslovno putovanje. Putni nalog mora sadržavati informacije poput svrhe putovanja, odredišta, vrijeme trajanja putovanja, načina prijevoza te potpis ovlaštene osobe koja je izdala putni nalog. Putni nalog je važan jer služi kao dokaz o poslovnom putovanju i omogućuje tvrtki da pravilno evidentira i nadoknadi troškove putovanja.
Međutim, ispunjavanje putnog naloga može biti zamoran postupak. Kada idete na poslovni sastanak u udaljeno mjesto, puno je toga na što se morate pripremiti, a najvažnije je biti usredotočen na ishod samo sastanka, odnosno cilj putovanja. U takvom ozračju, putni nalog često postaje zadnji na listi prioriteta, izaziva frustraciju te trošenje vremena i živaca.
Kako biste to spriječili, nabavite dobar alat. Danas je moguće s jednog mjesta upravljati računima, nabavom ili ugovorima, pa zašto ne biste tako nešto nabavili i za jednostavniji managment službenih putovanja?
Izračun putnih troškova
Izračun troškova poslovnih putovanja najizazovnija je zadaća. Osim dnevnica, troškovi poslovnih putovanja uključuju i troškove prijevoza, smještaja, poslovnih ručkova… Sve troškove važno je pratiti i pravilno ih dokumentirati kako bi se mogli ispravno izračunati i nadoknaditi. Je li vam se ikada dogodilo da ste izgubili račun s poslovnog putovanja račun ili da ste zaboravili zapisivati kilometražu? Bez brige, niste jedini.
Nekad dolazi do još jednog problema – što je točno trošak službenog puta? Ponekad je teško razlučiti poslovne i privatne troškove, posebno ako poslovno putovanje obuhvaća i neke privatne aktivnosti. U takvim slučajevima, putnik treba biti transparentan i jasno odvojiti poslovne i privatne troškove kako bi izbjegao moguće nesporazume i smanjio rizik od pogrešnih nadoknada.
Aplikacija za ispunjavanje putnih naloga i obračun putnih troškova može pomoći u savladavanju svih ovih izazova. Neovisno kojim prijevoznim sredstvom zaposlenici idu na put ili koja vozila koriste tijekom puta, GOOMA automatski bilježi prijeđene kilometre i troškove te stvara kompletan popis prijeđenih ruta, razdvaja putni nalog od loko vožnje, omogućuje fotografiranje računa i unošenje troška iz mobilne aplikacije. Ukratko, omogućuje automatizaciju obračuna putnih troškova kako bi se u potpunosti mogli posvetiti putovanju i njegovoj svrsi.
Zaključak
Poslovna putovanja mogu biti naporna, ali digitalna rješenja mogu puno ublažiti sve izazove. Pažljivo praćenje smjernica tvrtke, transparentnost i točno dokumentiranje svih informacija ključno je za izbjegavanje mogućih problema i poteškoća. Uz pravilan pristup i pažnju prema tim postupcima, putovanje može biti produktivno i bez problema, omogućavajući vam da se usredotočite na svoj posao i ostvarite svoje ciljeve.
