Kako smanjiti putne troškove i zadržati zadovoljstvo djelatnika
Sigurno ste i sami svjesni da je praćenje i upravljanje putnim troškovima važan dio poslovanja. Ako ste u tvrtki zaduženi za praćenje putnih troškova ili ste vlasnik tvrtke, vjerujemo da vam je cilj povećati učinkovitost, smanjiti troškove i istovremeno postići zadovoljstvo djelatnika i napredak tvrtke. No, kako to postići? Kako smanjiti putne troškove?
Krenite od politike putnih troškova
Na pitanje kako smanjiti putne troškove trebate se zapravo zapitati je li politika putnih troškova vaše tvrtke transparentna i precizno definirana?
Znaju li djelatnici što sve ulazi u putne troškove? Imaju li jasne upute kako pratiti troškove te kako i kada im se isplaćuje naknada za njih? Rezerviraju li letove i smještaj sami ili postoji osoba unutar tvrtke zadužena za to? Što je politika putovanja jasnija i transparentnija, to će je se djelatnici više pridržavati.
Kako bi bili sigurni da je svima politika putovanja jasna, nemojte samo mailom proslijediti dokument na čitanje. Organizirajte sastanke na kojima ćete proći kroz detalje i uvjeriti se da je sve jasno i razumljivo napisano.
Možda otkrijete neke detalje koji su vama logični, a djelatnicima je potrebno dodatno pojašnjenje. Sve to dodajte u politiku putovanja jer ćete tako dobiti jasan, precizan i transparentan dokument. Postoji određeno zadovoljstvo kada znamo da je sve jasno i jednostavno i većinom se takvih pravila držimo.
Ako trebate pomoć, pročitajte kako napisati učinkovitu politiku putnih troškova.
I ne zaboravite, uskladite postojeću politiku putnih troškova s trendovima. Ako ste je definirali prije 10 godina i od tada niste mijenjali, sigurni smo da postoji niz izmjena koje biste mogli unijeti, a koje bi utjecale na smanjenje troškova i povećanje zadovoljstva djelatnika.
Može li se potaknuti djelatnike da na poslovnim putovanjima i uštede
Sigurno ste odmahnuli glavom i rekli da ste sretni što uopće ostaju unutar zadanog budžeta. Ali jeste li ih pokušali motivirati na štednju?
Nije realno očekivati da će djelatnici sami ciljano štedjeti na putovanjima osim ako im za to ne pružite valjani razlog, ali i načine kako mogu uštedjeti. Kako bi im mogli sve to pružiti, bitno je putne troškove planirati unaprijed kroz neko od dostupnih digitalnih rješenja.
Ponudite im nekoliko načina na koje mogu uštedjeti na svojim putovanjima. Primjerice sporija vožnja kojom će uštedjeti na gorivu ili rezervacija povoljnijeg smještaja. U zamjenu im ponudite polovicu ušteđenog kao povrat u gotovini ili uvedite sustav bodovanja s kojim će ušteđene bodove moći iskoristiti na budućim putovanjima.
Bonus savjet: Skupljanjem bodova možete putovanja i uštede na istima pretvoriti i u natjecanje ako smatrate da će vaši djelatnici dobro reagirati na takve ideje. Tako ćete ih motivirati da i sami počnu tražiti načine uštede.
Osigurajte brz povrat putnih troškova i pohvalite putnika za dobre rezultate
Uz jasnu politiku putnih troškova i digitalno rješenje za praćenje i planiranje putovanja i izvještaji s putovanja bi se brzo po povratku djelatnika trebali naći na vašem stolu. Motivirajte djelatnike tako što ćete i proces isplate naknada za putne troškove ubrzati.
Ako su vaši djelatnici na putovanjima ostvarili odlične rezultate, pohvalite ih javno. Možete poslati grupni mail u kojem mu odajete priznanje ili ga javno pohvalite na nekom od sastanaka ili redovnih okupljanja djelatnika tvrtke.
I najvažnije – slušajte svoje djelatnike. Tražite njihovo mišljenje vezano uz politiku i praćenja putnih troškova te ih saslušajte kada vam sami pristupe s idejama ili problemima s kojima se susreću na poslovnim putovanjima. Možete uvesti i automatske i anonimne ankete kojima ćete pratiti njihovo zadovoljstvo politikom putnih troškova, ali i otkriti probleme s kojima se najčešće susreću.
Sve to imat će pozitivan učinak na zadovoljstvo djelatnika te napredak vaše tvrtke.
Ako ste u potrazi za digitalnim rješenjem kojim ćete olakšati sebi i svojim djelatnicima praćenje putnih troškova, isprobajte GOOMA aplikaciju.
