Poslovanje u doba koronavirusa: 5 najvažnijih lekcija u godinu dana
Prošlo je više od godine dana otkada se u Republici Hrvatskoj pojavio prvi slučaj zaraze Covidom-19. Popularno zvan ‘korona’, ovaj virus suočio nas je s mnogim izazovima. Mijenjale su se socijalne navike, no i poslovni procesi. Prilagodba je postala neizostavan dio evolucijskog lanca, a tehnologija izvor preživljavanja. Posljedično, kroz poslovanje u doba koronavirusa naučili smo 5 jako važnih lekcija.
1. Dobra komunikacija je ključ poslovnog uspjeha
Bez obzira na poslovnu poziciju, svaki zaposlenik, menadžer ili direktor morao je razvijati i unaprijediti komunikacijske vještine . Koliko se dogovora i planova na dnevnoj bazi u tvrtki dogodi ‘u prolazu’, na pauzi ili za vrijeme ručka? Covid- 19 ukinuo je tu povlasticu i prikovao nas za kilometrima udaljene ekrane. Iako rad od kuće ima svojih benefita, za uspješno poslovno komuniciranje ključno je redovito održavanje sastanaka, dostupnost, često dijeljenje informacija, jasna komunikacija i raspodjela zadataka. Zadovoljava li mail navedeno? Odgovor je negativan.
Programska rješenja kao spas
Poslovni svijet spasila su dobra softverska, odnosno programska rješenja! Iako je na tržištu od 2013. godine, za ZOOM aplikaciju do prošle godine u Hrvatskoj gotovo nitko nije znao. U 2020. godini ovaj je mali softvere sa 10 milijuna dnevnih korisnika doživio skok do čak 300 milijuna ! Osim ZOOM-a, popularnost Microsoft Teamsa se također iznenada povećala. Jednostavnost video poziva i omogućavanje grupnih sastanaka licem u lice na sigurnoj udaljenosti omogućili su održavanje pozitivnih veza između unutarnjih i vanjskih poslovnih subjekata, kao i pružili mogućnost za aktivno slušanje, dogovore i razmjenu ključnih poslovnih informacija.
2. Klikom do informacije, Chatbotom do digitalizacije
Što je veći bazen informacija, to je teže pronaći pravu i točnu. Informacije o koronavirusu svakodnevno su se mijenjale i bilo je bitno ostati u toku. Procesom pogrešaka i pogodaka, rješenje se pronašlo u digitalizaciji komunikacije. Popularnost chatbot softvera naglo je porasla. Stimulacija razgovora u izazovnim vremenima olakšala je komunikacijske procese i pristupanje informacijama. „Plug&play“ bot rješenja za Viber i pristupanje preko Viber Communityja svakom je korisniku omogućilo brzo pristupanje svim aktivnim mjerama preko jednog izvora.
Smanjivanje preopterečenost zaposlenika
Ujedno, ova je tehnologija proširila mogućnosti za druga poslovanja koja se često susreću sa istim upitima korisnika. Chatbot smanjuje preopterećenost zaposlenika u službama za korisnike, a oni se mogu posvetiti složenijim upitima i problemima klijenata. Primjerice, kako je pandemija utjecala na sve društvene skupine, njezine posljedice osjetili su i učenici. Kako bi ovogodišnjim maturantima olakšali situaciju i omogućili što jednostavniji pristup informacijama, hrvatski Nacionalni centar za vanjsko vrednovanje i obrazovanje uveo je chatbot- državna matura koji sadrži bazu starih podataka, kao i česta pitanja korisnika. Učenici su dobili olakšan i izravan pristup podacima, a NCVVO je dobio mogućnost za reorganizaciju poslovne strukture. Kroz brojne primjerene, pokazuje se kako je chatbot prikladan način da tvrtka optimizira resurse i minimalizira troškove.
3. Automatizacija poslovnih procesa pojednostavljuje rad
Godina dana Covid- 19 naučila nas je da u radno vrijeme obavljamo previše rutinskih i nepotrebnih zadataka. Poslovanje u doba koronavirusa fokusirano je na upravljanje vremenom, a kako su se mnogi zaposlenici odvojili od svojih ureda i poslovnih resursa, ionako složeni procesi postali su još složeniji. Uz automatizaciju i digitalizaciju procesa stvara se učinkovitija radna okolina i podjela poslova.
Nepotrebno je da jedan papir kruži tvrtkom i prolazi 10 radnih stolova i 20 ruku. Covid-19 je to dokazao. U želji da se minimaliziraju ljudske greške i optimizira radno vrijeme, tvrtke su posegnule za unapređenjem poslovnih softvera i automatizacijom tijeka poslovne dokumentacije . Pregledno sučelje za odobravanje nabave olakšava kontrolu zadataka, dok sustav za odobravanje ulaznih računa omogućuje kontrolu plaćanja i bržu obradu. Uz automatizaciju, kroz softverski prikaz na malom ekranu imate ispisane sve bitne informacije, definiranu hijerarhiju, beskontaktno odobravanje, nadzor te brzu i jednostavnu pretragu dokumenta. Najbolje od svega? Vrijeme i lokacija nisu faktori o kojem trebate brinuti- preko svojeg ekrana imate uvid u cijeli tijek poslovnog procesa.
4. Dobar menadžer = zadovoljni zaposlenici
Upravljanje zaposlenicima je najveći izazov menadžementa i u normalno vrijeme, a posebice kada ga označavamo kao #novonormalno. Dobar menadžer trebao bi se snalaziti u stresnim i kriznim situacijama, no ekstremni uvjeti u kojima smo se našli definiciju stresa podigli su na novu razinu. Lockdown, zatvaranje i ponovno otvaranje pojedinih djelatnosti, briga za sigurnost zaposlenika te stalno poštivanje mjera stožera svim upraviteljima stvorili su pravi izazov. Ili glavobolju, kako želite.
Uspješni menadžeri na vrijeme su shvatili važnost otvorene komunikacije i sastavljanja plana. Svi su zaposlenici trebali biti upućeni u opće upute kako se zaštiti, kako zaštiti druge te kako se ponašati u skladu s mjerama specifičnim za djelatnost i poslovanje tvrtke. Upute i plan se mogao poslati mail-om, jasno i čitko kako bi svakom djelatniku svi koraci bili jasni. Također, neka poduzeća koristila su svoje intranete gdje su po potrebi mogli brzo mijenjati i dodavati informacije.
Menadžeri kao vođe, a ne šefovi
Nije tajna da je Covid-19 kriza utjecala i na mentalno zdravlje, stoga se svjesnost o psihološkom savjetovanju i održavanju grupnih sastanaka na temu pozitivne radne okoline unutar organizacija pojačala. Zadovoljan djelatnik je djelatnik koji ima povjerenja u svoje kolege i poduzeće, a uspješne tvrtke to znaju procijeniti, zaslužiti i sačuvati. Za navedeno, najčešće su zaduženi HR odjeli unutar tvrtke s kojim menadžeri moraju održavati stalne kontakte.
Poslovanje u doba koronavirusa zahtijeva dobro postavljanje prioriteta i čvrstu organizaciju. Biti dobar menadžer značilo je biti dobar lider: davati dobre smjernice, poticati i motivirati zaposlenike te biti objektivan i pružati pravi primjer kojeg će ljudi željeti slijediti. Sva poslovanja imala su menadžere za upravljanje zaposlenicima, ali u vrijeme korone iskristaliziralo se tko su dobri vođe.
5. Korporativna putovanja ni korona ne zaustavlja
Svijet ne može dugo ostati na mjestu. U posljednjih godinu dana prošli smo razne periode strogih te blažih mjera radi zaštite i sigurnosti, no bez obzira na broj zaraženih, ekonomija i tržište nije se moglo u potpunosti stopirati. Kao kotačić koji se okreće, razne su organizacije prolazile uspone i padove. Izvješće o malim i srednjim poduzetnicima 2020. godine CEPOR-a prikazuje kako oni čine čak 99.7% udjela u hrvatskom gospodarstvu. Istraživanja i analize pokazuju kako su upravo mali i srednji poduzetnici bili najugroženiji krizom. Prema sektoru, Covid-19 je najviše utjecao na turističke i ugostiteljske djelatnosti čije je njihovo poslovanje bilo je iznimno reducirano.
S druge strane, poduzeća kojima je poslovanje za vrijeme krize bilo dozvoljeno, borili su se da održe čvrste i pozitivne kontakte sa svojim klijentima i partnerima. U takvoj napetoj i konkurentskoj situaciji, rijetko se koja organizacija ili korporacija odlučila na odgađanje poslovnih sastanaka i putovanja. Ponekad se navedeno nije ni moglo spriječiti. Raspodjela i organizacija djelatnika po raznim lokacijama postala je nešto s čime su se tvrtke borile na svakodnevnoj razini. Bilo je jako bitno smanjiti troškove poslovnih putovanja i pobrinuti se za sigurnost zaposlenika.
Menadžment službenih putovanja
Sustav za menadžment službenih putovanja Gooma olakšao je izračun putnih troškova, a istovremeno pružio uvid u lokacije i podatke o putovanju svakog djelatnika. Na taj način, podigla se razina prevencije i zaštite. S obzirom da se Gooma sustavu može pristupiti sa mobitela, tableta ili računala, zaposlenici su na siguran i jednostavan način mogli unijeti sve troškove, račune i podatke, a obračun bi se automatski izračunao na kraju te bio dostupan računovodstvu tvrtke. Na ovakav način smanjuju se kontakti, a izračun troškova putnih naloga je maksimalno pojednostavljen. Jedan klik, i izvješće je na ekranu osobe kojoj je potrebno.
Poslovali su sretno do kraja krize…
Covid- 19 namučio nas je, no i naučio mnogo. Poduzeća koja su do sada odbijala prilagodbu, u ovih godinu dana morala su je prihvatiti i evoluirati. Oni koji su se razvijali i prihvaćali sve nove trikove tehnologije, morali su pronaći nova poslovna rješenja. Najbolji svjetski analitičari proteklih će godinu dana istraživati još dugo vremena, a kako stvari stoje, s ovom krizom nosit ćemo se još neko vrijeme.
Ostanite hrabri, razvijajte svoje poslovanje i uvijek mislite na to kako ga unaprijediti i biti bolji od konkurencije. Uspjeh je zagarantiran upornima.
A ako trebate digitalno rješenje za vaš poslovni proces, tu smo za vas ?
