Obračun dnevnica – vodič za poslodavce
Kada je 1. rujna 2019. godine na snagu stupio Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o porezu na dohodak, putni nalozi i obračun dnevnica dodatno su zbunili mnoge poslodavce.
Što se sve smatra troškom dnevnice, u kojim slučajevima se dnevnica umanjuje te kakve je promjene donio novi Pravilnik? Upravo kako bi pomogli vlasnicima tvrtki, odlučili smo izraditi vodič za obračun dnevnica kojim ćemo odgovoriti na neka od njihovih najčešćih pitanja
Što (ni)je trošak dnevnice?
Vrlo jednostavno pitanje koje i dalje zbunjuje mnoge poduzetnike. Da bi ga objasnili, krenimo od osnova; što je dnevnica? Dnevnica je novčana naknada zaposleniku koja pokriva troškove prehrane, pića i prijevoza u mjestu na kojem boravi tijekom službenog putovanja. Za ove troškove radnik nije obavezan priložiti račune kako bi opravdao dnevnicu.
Svakako treba napomenuti da se dnevnica ne odnosi na trošak smještaja, koji predstavlja zaseban izdatak na službenom putovanju. U trošak smještaja uključen je i doručak zaposlenika koji boravi na službenom putu, a naknadno ćemo objasniti zbog čega je ovo važno.
Obračun dnevnica 2019: Tko ima pravo na dnevnicu?
Postoje dva osnovna kriterija za utvrđivanje tko ima pravo na isplatu dnevnice, a to su udaljenost i trajanje službenog putovanja. Što to znači? Kako bi mu bila isplaćena dnevnica, zaposlenik mora biti upućen na poslovni put koji je udaljen najmanje 30 kilometara od mjesta rada, prebivališta ili boravišta. Kada je riječ o trajanju službenog putovanja, postoje različita pravila za ona unutar zemlje i u inozemstvu.
Putovanje unutar RH:
- puna dnevnica = više od 12 sati
- pola dnevnice = 8-12 sati
- puna dnevnica = svaka 24 sata provedena na službenom putu i ostatak duži od 12 sati putovanje kraće od 24 sata, ali duže od 12 sati
- pola dnevnice = ostatak vremena od 8 do 12 sati putovanje koje traje više od 8, a manje od 12 sati
Dnevnica na inozemnom putovanju se obračunava od sata prelaska hrvatske granice prilikom odlaska na službeni put, odnosno do sata prelaska granice RH kod povratka sa putovanja. Ako se radi o inozemnom službenom putovanju avionom, dnevnica se obračunava od polaska leta iz zračne luke u Hrvatskoj, odnosno do sata povratka aviona u hrvatsku zračnu luku.
Osigurani obroci i umanjenje dnevnica
Iz iskustva znamo da je obračun dnevnica koje uključuju osigurane obroke ponekad prava gnjavaža za poslodavce. Istina, kada je na službenom putu osigurana besplatna prehrana obračun dnevnica postaje složeniji, ali ne i nemoguć postupak. Objasnit ćemo to na primjeru situacija s kojima se susreću naši klijenti.
Dakle, dnevnica je novac namijenjen zaposleniku za potrebe hrane, pića i prijevoza u mjestu na koje je poslan službenim putovanjem. Ako mu poslodavac osigura ručak ili večeru, logično je da se iznos dnevnice umanji. Stoga, ako je poslodavca osigurao jedan obrok, što može biti ručak ili večera, iznos dnevnice se umanjuje za 30 posto. Ako je osigurao dva obroka, dnevnica će se umanjiti za 60 posto.
Vrlo često pitanje naših klijenata je što sve podrazumijeva osigurana prehrana? Jedan od najčešćih slučajeva je kada su ručak i/ili večera sastavni dio cijene kotizacije za seminare, predavanja i stručna savjetovanja. Osim toga, obrok može biti uračunat i u cijenu avionske karte (što se odnosi samo na letove s prekidima) ili karte za putovanje brodom.
Iznos dnevnice se umanjuje i kada su ručak i/ili večera plaćeni sredstvima reprezentacije poslodavca. Upravo ovdje poslodavci najčešće griješe, jer ne umanjuju iznos dnevnice za obroke plaćene sredstvima reprezentacije, što predstavlja prekršaj.
Evo primjera iz prakse. Recimo da je vaš prodajni predstavnik bio na dvodnevnom službenom putu za što će dobiti naknadu u visini dvije pune dnevnice. Ako je za to vrijeme imao 4 ručka ili večere sa novim poslovnim partnerima, i pripadajuće račune je priložio uz putni račun, njegove dnevnice se moraju umanjiti za 60 posto svaka.
Kako smo ranije naveli, ako je doručak uključen u trošak smještaja/noćenja ,ne umanjuje iznos dnevnice. No, ako zaposlenik samoinicijativno kupi doručak te želi priložiti taj račun uz putni nalog, iznos dnevnice se mora umanjiti.
Troškovi javnog prijevoza na službenom putu
Prije svega da objasnimo što se sve smatra javnim prijevozom na službenom putu. Prema aktualnom Pravilniku, to je prijevoz vlakom, autobusom, brodom ili u opravdanim slučajevima automobilom i taksijem.
Trošak javnog prijevoza koji se podmiruje iz dnevnice NE uključuje:
- prvi dolazak na odredište – npr. od zračne luke do hotela ili mjesta održavanja sastanka
- odlazak sa odredišta – npr. od hotela ili mjesta održavanja sastanka do aviona
- vožnja između dva odredišta na službenom putu
U svim ostalim situacijama kada se zaposlenik mora koristiti javnim prijevozom na službenom putu, poput vožnje do mjesta poslovne večere/ručka sa klijentima, troškovi se podmiruju iz dnevnice.
Kako to izgleda u praksi? Recimo da zaposlenik putuje avionom na službeni put. Po dolasku na odredište uzima taksi od zračne luke na do hotela u kojem će biti smješten. Obzirom da je riječ o prvom dolasku na odredište, trošak prijevoza taksijem se ne podmiruje iz dnevnice. Nakon dolaska u hotel uzima taksi kako bi došao na mjesto održavanja poslovne konferencije.
Trošak prijevoza u ovom slučaju se podmiruje iz dnevnice. Nakon povratka u hotel, u večernjim satima ponovno taksijem odlazi na večeru sa poslovnim partnerom. Taj trošak se također podmiruje iz dnevnice. Sutradan ujutro sprema se za povratak za službenog puta i uzima taksi kako bi došao do zračne luke. Kao i u slučaju njegova dolaska na odredište, ovaj trošak se ne podmiruje iz dnevnice.
Veće dnevnice u 2019. godini
Izmjenama Pravilnika od 1. rujna ove godine, povećan je iznos dnevnica koje se isplaćuju zaposlenicima za službena putovanja. Naime, ranije ove godine maksimalni neoporezivi iznos pune dnevnice, koju je radnik mogao primiti za službeno putovanje, iznosio je 170 kuna, a polovine dnevnice 85 kuna.
Izmjenama Pravilnika, ti iznosi su povećani na maksimalnih 200 kuna za punu dnevnicu te 100 kuna za pola dnevnice. Svakako je važno naglasiti da se ove izmjene odnose na putne naloge izdane za terenski rad ili službeni unutar RH. Neoporezivi iznosi inozemnih dnevnica se i dalje isplaćuju temeljem utvrđenih propisa o izdacima za službena putovanja za korisnike državnog proračuna.
Nadamo se da će vam uz naš vodič obračun dnevnica postati ipak nešto jednostavniji. Ako ipak i dalje imate bilo kakvih nedoumica, jednostavno uključite Gooma sustav i obračun putnih troškova i dnevnica prepustite nama.
