10 pitanja koja morate postaviti prije poslovnog putovanja
Kada odlazimo na službeni put najčešće se ne radi o našoj osobnoj želji, već o potrebama poslovanja. Bez obzira što ih očekujemo i što postoje u našim planerima, zanimljivo je da se rijetko osjećamo potpuno spremni. Ipak, pažljiva priprema vam može olakšati stvar. Kako biste u ovu novu avanturu krenuli puni samopouzdanja, donosimo vam 10 pitanja koja morate postaviti prije poslovnog putovanja.
1.Kakva je poslovna politika tvrtke oko službenih putovanja?
Ukoliko radite u većoj organizaciji, postoji velika šansa da postoji unaprijed definirana poslovna politika tvrtke u vezi poslovnih putovanja. Ova vrsta poslovne politike uključuje pravila koja zaposlenici trebaju poštivati prije, za vrijeme te nakon službenog puta, kao i korisne savjete. Posljednjih mjeseci, mnoga poduzeća koja i nisu imala politiku putovanja, morale su je definirati i prigrliti upravljanje ovim segmentom. Logično je, poslovna putovanja za vrijeme Covid- 19 postavila su nove izazove. Osoba koja se oko toga najčešće brine i koja ima navedene informacije je većinom netko iz HR odjela tvrtke, a osim što vam ona može dati uvid u samu politiku o putovanjima, može vam i reći tko je za što odgovoran. Raspitajte se prije poslovanja i budite svjesni svojih prava, kao i obaveza.
2. Koji su troškovi poslovnog putovanja pokriveni?
Glavni problem kod poslovnih putovanja je utvrditi koji su to nužni troškovi koje bi organizacija trebala pokriti. Također, dodatan problem nestaje kod ispunjavanja putnih naloga, grešaka koje se u tom procesu dogode i nepotpune evidencije. Naime, da bi poslodavac mogao pokriti troškove putovanja, zaposlenik ih mora vjerodostojno prikazati. Međutim, često se dogodi da izgubimo račune ili ih ne ponesemo, zaboravimo unijeti neko vrijeme stanke, kilometraže ili iznos/račun benzina. Sva sreća, za takve situacije danas postoje odlična automatizirana digitalna rješenja. Sustav za management službenih putovanja Gooma jedno je od njih. Ne samo da omogućuje lakše upravljanje troškovima za vrijeme putovanja, već je korisna i za evidenciju i obračun putnih naloga nakon putovanja.
3. Koje račune trebam sačuvati?
Nastavno na prethodno pitanje, bitno je da znate koji su vam dokumenti i računi sa službenog puta potrebni za ‘pravdanje’ i obračun troškova nakon puta. Upravo zato je potrebno da svaki puta kada na poslovnom putovanju za nešto plaćate, budete oprezni i koncentrirani. Raspitajte se kod poslodavca treba li vam i ako da, u kojim situacijama, R1 račun. Osim toga, pitajte koji će vam podaci u tom slučaju biti potrebni. Neke organizacije koriste aplikacije za organizaciju poslovnih putovanja , pa provjerite je li to slučaj i s vašom tvrtkom. Budite unaprijed informirani.
4. U kojem hotelu ili smještaju odsjedate?
Poslovno putovanje zahtjeva visoku koncentraciju, dulju pripremu i poznavanje poslovnih informacija kako biste osigurali njegovu uspješnosti. Dobro predstavljanje tvrtke i ostavljanje pozitivnog dojma pomaže u dugoročnim odnosima s partnerima. U takvim situacijama, bilo bi idealno kada ne biste brinuli o smještaju i kada bi vam ga vaša tvrtka osigurala. Međutim, ponekad morate sami napraviti rezervacije i pronaći smještaj, stoga je ova stavka izrazito bitna za vašu osobnu organizaciju. Pitajte kako biste znali na čemu ste.
5. Koliko smijem potrošiti na hranu?
Iako dnevnica uključuje troškove prehrane, pića i prijevoza u mjestu gdje boravite tijekom službenog putovanja, ipak je dobro informirati se o iznosu koji je dozvoljen za hranu. Trenutni iznosi dnevnica prema Pravilniku o izmjenama i dopunama Pravila o porezu na dohodak iznosi maksimalno 200 kuna za punu i 100 kuna za pola dnevnice. Više o tome pročitajte ovdje.
6. Smije li netko putovati sa mnom?
Iako su to rijetke situacije, postoje slučajevi u kojima si na poslovnom putovanju možete priuštiti i malo razbibrige. Ukoliko morate otputovati na službeni put u inozemstvo na 5 dana, a sve zbog 3 sastanka zbog kojih vam se ne isplati vraćati natrag na svoju lokaciju, moguće je iskoristiti slobodno vrijeme na druge aktivnosti. U tom slučaju provjerite za poslodavcem kakva je poslovna politika po tom pitanju i smije li vam netko praviti društvo.
7. Što moram ponijeti?
Ok, ne morate pitati poslodavca za listu najnužnijih stvari. Ako idete na poslovno putovanje od par dana podrazumijeva se kako ste dovoljno stari da sami znate kako su četkica za zube i punjač za mobitel ‘must have’ stvari u koferu. Ipak, pitajte svojeg nadređenog hoćete li na organiziranom putu imati dostupnu tehnologiju ili morate ponijeti svoj laptop. U tom slučaju, neka to bude poslovni laptop koji će vam osigurati vaša tvrtka. Također, ponekad su za putovanja ili sastanke isplanirane situacije u koje vi niste upućeni, pa će ovaj tip pitanja vašeg nadređenog ili managera podsjetiti na takve dogovore. Za više informacija o tome koliko odjeće pakirati pročitajte naših 5 savjeta kako preživjeti poslovno putovanje.
8. Što da radim u nepredviđenim slučajevima popust nesreća ili nezgoda?
Jedno od pitanja koja morate postaviti prije poslovnog putovanja je što ako se dogodi neka nenadana, nesretna situacija ili se nađete u opasnosti. Rijetko tko želi razmišljati o lošim scenarijima, no poželjno je i mudro provjeriti s poslodavcem imate li putno osiguranje, što ako dođe do nezgoda u prometu poput prometnih nesreća ili kašnjenja letova te tko je osoba koju možete kontaktirati za pomoć.
9. Imam li unaprijed definiran i popunjen raspored?
Upravljanje vremenom izrazito je bitno u managmentu. Vrijeme je novac i najčešće, sve organizacije se trude što više optimizirati resurse uz što kraće utrošeno vrijeme. Moguće je da je vaš poslovni put kompletno isplaniran, od check in-a u hotelu u 10:00, poslovnog sastanka od 10:20-12:50, ručka u 13 h, kava sa poslovnim parterom od 14:00-14:30, još jednog sastanka, trećeg sastanka u 15:10… shvatili ste što mislimo. Zbog gustog rasporeda i puno obaveza, ponekad nije loše da netko stručan unaprijed definira vaše vrijeme, no u tom slučaju obavezno morate biti upućeni u plan. Zato – tko pita, ne skita!
10. Koja su Covid- 19 pravila u toj regiji?
Nadamo se kako ovo pitanje nećemo još dugo morati postavljati, no trenutno je jedno od bitnijih. Raspitajte se kod poslodavca, u medijima i na internetu koje su najnovije informacije o koronavirusu kakva su pravila te trenutne mjere. Ukoliko putujete u inozemstvo provjerite što je potrebno prije ulaska preko granice, kakve su mjere u državi u koju ulazite te posebice, koje su vaše obaveze nakon povratka. Ukoliko ćete morati ostati u samoizolaciji zbog zaštite drugih oko sebe, bitno je da i vi i vaš poslodavac toga budete svjesni. Planirajte pametno i raspitajte se unaprijed!
Poslovno putovanje može biti izazovno, no i predivno iskustvo. Upoznavanje novih ljudi, edukacije, sastanci i u konačnici, poslovni uspjeh koji se može dogoditi zbog vrhunski odrađenog službenog puta od neprocjenjive su vrijednosti i za vas kao pojedinca te za poslovanje općenito. Kako biste što više razmišljali o poslu, a manje o putnim nalozima, troškovima i obračunima putnih troškova, isprobajte aplikacije koje vam navedeno mogu olakšati. Gooma sustav samo uključite na mobitelu prije poslovnog putovanja i sve radi za vas, bez obzira gdje se nalazili i kojim prijevoznim sredstvom putovali. Ne vjerujete? Pročitajte kako izgleda putovanje uz takvu aplikaciju, kontaktirajte nas i isprobajte ju besplatno.
