Donosimo 5 savjeta kako “preživjeti” službeno putovanje
Kašnjenje letova, check-in na aerodromima, savladavanje jezičnih barijera i tijesne hotelske sobe. Da, putovanja imaju i svoju ne tako simpatičnu stranu. No, isplati ih se pretrpjeti da bi proveli nekoliko zabavnih dana sa prijateljima i obitelji.
No, službeno putovanje čini situaciju još kompliciranijom. Svi nedostatci putovanja dolaze u 24-satnom paketu sa radnim kolegama, s kojima najčešće nemamo potrebu provoditi slobodno vrijeme.
Konferencije, službena putovanja sa klijentima i sastanci su „standardna oprema“ na radnom mjestu. Zato, umjesto da gubite vrijeme analizirajući njihove nedostatke, vrijeme je da pokušate izvući ono najbolje iz njih. Uz ovih pet savjeta, službena putovanja neće biti samo podnošljiva, nego mogu čak postati i zabavna.
Savjet #1: Sve što može, poći će po zlu
Poznati Murphyjev zakon kao da je stvoren za klasičan scenarij putovanja. Let kasni zbog turbulencija, na pola puta shvaćaš da je dio dokumentacije za sastanak ostao u uredu. Onaj ispod stickera „nemoj zaboraviti“, sa tri uskličnika.
Po dolasku na aerodrom shvaćaš da je tvoja prtljaga u nekom trenutku odlučila samostalno nastaviti putovanje, valjda željna avantura. Unatoč jasnim uputama rent-a-car tvrtki, na aerodromu vas dočekuje Smart.
Šef je jednostavno oduševljen. Jednako kao idejom da iduća tri dana provede u dvokrevetnoj sobi sa kolegom- scenarij koji vas je dočekao u hotelu nakon svih ovih peripetija.
Doživljavaš dva mini srčana udara i napad gastritisa, naravno da nitko to ne primijeti. Nimalo te ne tješi ni to da je gotovo svatko barem jednom prošao sličnu situaciju na službenom putovanju.
Da, službena putovanja mogu biti odličan poligon za dokazivanje organizacijskih sposobnosti. Zato, kreni na njih sa Murphijevom pretpostavkom da će sve što može, poći po zlu. Pa neka te iznenadi bude li drugačije. Dobro isplaniraj i najmanje detalje te sve nekoliko puta provjeri. Datume, termine sastanaka, itinerer puta. Službeno putovanje od tebe traži odličnu organiziranost.
Savjet #2: Pakiraj se pametno
Pakiranje odjeće za službeno putovanje spada u posebnu vještinu. Svi koji često poslovno putuju znaju da promijeniti četiri hotela u istom tjednu izgleda glamurozno samo na Instagramu.
Pakiranje, raspakiravanje, osjećaj kaosa i života ‘u koferu’ vrlo brzo čovjeka učine nervoznim, zbog čega je važno što prije savladati vještinu pametnog pakiranja.
To znači spojiti dvije naizgled nespojive stvari – želju da po aerodromu „vučeš“ što manje stvari i potrebu da na sastancima izgledaš uredno i poslovno. Srećom, postoje trikovi koji to mogu olakšati. Kako spakirati što manje odjeće, a uvijek izgledati dobro na službenom putu možeš pročitati ovdje.
Savjet #3: Zabavi se, ali ne previše
Poslovno putovanje nije team-building. Ono može i treba biti zabavno. Ali kada je zabava u pitanju, jako je važno poštivati granicu „dobrog ukusa“. U poslovnom svijetu ona je prilično tanka.
Istina, cjelodnevne konferencije, sati slušanja predavanja, prezentacija i panel-rasprava mogu umoriti čovjeka. No, koliko god se navečer samo želiš opustiti nakon napornog dana, kolektivni posjet obližnjem lounge baru nije mjesto na kojem trebaš dokazati da si baždaren. Ili da stvarno znaš „moonwalk“. Svi znamo pojedince koji su takva druženja nakon službenog dijela konferencije pretvorili u mini-maturalac, što nikako nije dobro. Ni za „slavljenika“, ni za one oko njega.
Neformalna druženja nakon službenog dijela ovakvih putovanja odlična su prilika da ostavimo dojam na kolege, klijente ili nadređene. Dobar dojam, naravno. Na taj način otvaramo priliku za bolju suradnju i nove projekte u budućnosti.
Savjet #4: Pripremi itinerer službenog putovanja
Dobro organizirano službeno putovanje dolazi sa idealnim omjerom poslovnog i privatnog vremena. To znači da je edukativno i konstruktivno, ali ipak ostavlja dovoljno prostora za upoznavanje mjesta u koje dolaziš.
Uz dobru organizaciju vremena i unaprijed pripremljen itinerer, službeno putovanje može biti prilika i za posjet poznatom restoranu ili razgledavanje kulturnih atrakcija i znamenitosti.
Istraživanja su pokazala da su poslovna putovanja bez vremena za ovakve aktivnosti zaposlenicima jednostavno naporna. Kako radna snaga na globalnom tržištu rada postaje sve mlađa, tako raste i broj korporativnih putnika koji poslovna putovanja žele iskoristiti za više od samo posla.
Upravo tako je nastao pojam tvz. „bleisure“ putovanja, odnosno poslovnog putovanja koje donosi i užitak. „Bleisure“ putovanja su i jedan od trendova koji će obilježiti 2020. godinu.
Savjet #5: Prestani gubiti vrijeme na obračun putnih troškova
Budimo iskreni; obračun dnevnica i evidencija putnih troškova su „ubojica“ zabave na službenom putu. Ako na to još dodaš uobičajene scenarije poput izgubljenog računa od vinjete ili zaboravljenog vremena prijelaza granice, obračun putnih troškova lako postaje iskustvo koje samo želiš što prije zaboraviti.
Klasična varijanta računanja ovih brojki „na papiru“ dolazi i sa čestim „greškama u koracima“ zbog kojih će sigurno morati i ponoviti cijeli postupak koji put.
Inozemna službena putovanja su posebna kategorija. Koliko sati si proveo/la u kojoj zemlji? Kako izračunati dnevnicu u tom slučaju? Sve ovo može biti vrlo komplicirano i naporno, ali i ne mora.
Sustav za management putnih troškova je pametno rješenje za sve koji gube sate i sate na obračun prijeđenih kilometara, troškova i iznosa dnevnica. Pomoću aplikacije koja sve ovo radi umjesto tebe, možeš se više posvetiti svom poslu, klijentima i suradnicima, zbog čega na prvom mjestu i ideš na službena putovanja.
Vjerujemo da će vam ovi savjeti pomoći ne samo da preživite, nego da izvučete ono najbolje od svakog službenog putovanja. Zato, odmah krenite sa njihovom primjenom i već danas preuzmite besplatnu verziju GOOMA aplikacije. Vrijeme je da se na službenom putu fokusirate samo na posao.
