Kako se pripremiti za poslovni put u 6 jednostavnih koraka
Jeste li znali da je čak 20% svih svjetskih putovanja povezano s poslom? Radi ostvarivanja poslovnih ciljeva, mnoge organizacije svakodnevno šalju zaposlenike na često udaljena mjesta. Za uspješno upravljanje poslovnim putovanjima, organizacija bi trebala imati definiranu politiku, kao i razvijen management službenih putovanja.
Ipak, statistika pokazuje kako definiranu politiku oko putovanja i jasne smjernice ima samo 60% organizacija, što znači da se u brojnim slučajevima kod odlaska na put morate sami informirati. Saznajte kako se pripremiti za poslovni put u 6 koraka!
1. Organizirajte put i smještaj unaprijed
Ponekad poduzeće organizira put i smještaj unaprijed za vas, posebice ako se radi o većoj tvrtki s definiranom politikom putovanja. U drugim slučajevima, organizacija puta i smještaja je na vama. Podaci pokazuju kako je ta opcija draža većini, što i ne čudi s obzirom da omogućuje određenu razinu slobode.
Ukoliko krenete na vrijeme, odabir smještaja u današnje vrijeme nije veliki problem. Stranice poput Booking.com ili AirBnb for work omogućuju jednostavnu i sigurnu rezervaciju smještaja na mnogim lokacijama u svijetu. Jasno prikazane cijene, recenzije i slike prostora omogućuju da odaberete najbolju opciju. Iako u obzir morate uzeti troškove, između poslovnih sastanaka odmor je bitan za normalno funkcioniranje, stoga nemojte štedjeti na udobnosti.
2. Računajte na promet
Kod odabira prijevoznog sredstva pobrinite se da dobro istražite putanju, presjedanja (ukoliko ih ima) i da uvijek računate na dodatnih par sati. Šanse da vam avion sleti u točno 19h sati i da u 20h stignete na sastanak možda postoje, ali je bolje pripremiti se na kašnjenje. Također, raspitajte se o budžetu putovanja i dozvoljenim troškovima, te u skladu s time tražite svoje opcija putovanja unaprijed.
3. Prisjetite se obaveza kod poslovnih putovanja
Kako bi poslovni put bio zakonski definiran, potrebno je ispuniti putni nalog, kao i napraviti putni obračun nakon puta. Prilikom ispunjavanja tih dokumenata često dolazi do raznih grešaka, a jedna od najčešćih je ispunjavanje dnevnica. Također, zbog ubrzanog tempa i uzbuđenosti, mnogi zagube račune što uvelike otežava putni obračun koji se radi nakon puta.
Bitno je da za vrijeme puta jasno znate što trebate ispuniti i kako to napraviti, na što trebate paziti i koje račune sačuvati. To možete unaprijed provjeriti s poslodavcem, ili ako ste vi poslodavac, više o samim dnevnicama i trošku službenog puta možete saznati ovdje. Osim puno informiranja, postoji opcija da se riješite svih briga oko putnog naloga i troškova uz sustav za management službenih putovanja. Gooma je aplikacija kojoj se brojni zadovoljni korisnici ponovno vraćaju zbog brojnih funkcionalnosti, no i jednostavnog korištenja. Samo uključite start i umjesto praćenja kilometraže, možete misliti na ostvarivanje poslovnih ciljeva.
4. Pakirajte se za sve sezone
Danas je vrijeme poprilično promjenjivo. To znači da u ljeto ne možete računati jedino na profesionalne košuljice, kao što u zimi ne možete računati samo na debele veste. Upravo je zato bitno da se pakirate slojevito! To ne znači da sa sobom trebate ponijeti kompletan ormar, već da u kofer spremite i kratke i druge rukave.
Kako službeno putovanje uvijek ima neki poslovni cilj, formalni stil odijevanja je najprikladniji. Ipak, ako putujete automobilom na dulji put ili ćete više sati provesti u avionu, dopustite si udobnost i zaboravite na sako.
Što se cipela tiče, slijedite zlatno pravilo od dva komada – jedne profesionalne, jedne udobne. Na poslovnom putovanju često morate dugo stajati ili hodati, a nitko ne želi razmišljati o žuljevima dok dogovara važnu poslovnu suradnju.
5. Bleisure
Nemojte se nikada u životu zaboraviti i malo zabaviti! Bleisure je pojam putovanja koji spaja posao i užitak, i treba ga podržavati. U svoj raspored puta probajte uvrstiti par sati za opuštanje i istraživanje mjesta. Naravno, to ne znači ostajanje u baru hotela do 4 ujutro i pjevanje karaoka.
Idealno, organizirajte izlet s poslovnim partnerima ili suradnicima s kojima ste se došli naći. Neformalna, no pristojna druženja nakon sastanaka dobar su način za spojiti ugodno s korisnim. Brojne bitne poslovne odluke dogovorile su se na finim ručkovima, a ne u sobi za konferencijske sastanke. Imajte to na umu.
6. Očekujte neočekivano
Čak i kada sve unaprijed isplanirate, uvijek postoji mogućnost da nešto pođe po zlu. Pukne vam guma na automobilu, avion bude otkazan, zaboravite bitne dokumente, dobijete užasnu hotelsku sobu…Umjesto da doživite tri mini srčana udara i burnout, dobro je uzeti putno osiguranje, i pripremiti dobre živce.
S druge strane, možda sve pođe još bolje od očekivanog! U tom slučaju uživajte u svojoj novoj sreći. Nabacite osmijeh, uključite Goomu i s osmijehom se posvetite putovanju i postizanju rezultata koji će sve baciti s nogu.
