Kako upravljati poslovnim putovanjima za vrijeme Covid-19?

Većina tvrtki koristi sustav za management službenih putovanja kao alat koji im olakšava upravljanje putnim troškovima te istovremeno štedi vrijeme i novac. No, u ovakvo vrijeme neizvjesnosti uzrokovane COVID-19 krizom, ove prednosti samo su dio razloga zašto koristiti ovakve sustave.

Naime, pandemija koronavirusa donijela je ogromne promjene u svijet korporativnih putovanja. Upravo zato, jasne i točne informacije o poslovnim putovanjima i troškovima koje donose postale su važnije no ikada.

Sigurnost prije svega

Kako bi spriječile potencijalno širenje virusa, tvrtke danas moraju raspolagati svim informacija o putovanjima svakog zaposlenika. Sustav za management službenih putovanja ne samo da omogućuje  detaljan uvid u sve podatke vezane uz službena putovanja svakog člana poslovnog tima, nego istovremeno i prati te izračunava putne troškove.

Ovakva rješenja automatiziraju evidenciju i obračun putnih naloga, smanjuju troškove i uklanjaju pogreške u izračunu. Istovremeno, mijenjaju i korporativnu kulturu upravljanja putnim troškovima.

Svi podatci su u svakom trenutku dostupni na zajedničkom poslužitelju i možete im pristupiti sa računala, tableta ili mobilnog uređaja. Uz to, podržavaju sva prijevozna sredstva, evidentiraju promjenu vozila na putu te omogućuju vizualan prikaz ostvarenog puta. Gooma sustav za management službenih putovanja izrađuje detaljnu analitiku službenog putovanja čak i kada ste offline ili se istroši baterija na mobilnom uređaju.

Izvještavanje sa službenog puta

U situacijama poput ove koju je uzrokovala epidemija koronavirusa, službena putovanja dolaze sa velikim rizikom od neočekivanih promjena. Otkazane poslovne konferencije ili pak neplanirani sastanci koja su nužni kako bi se s klijentima dogovorili daljnji uvjeti poslovanja mogu pretvoriti evidenciju putnih troškova u pravi izazov.

Sustav za management službenih putovanja pomaže vam da podatci o službenim putovanjima i troškovima koje ona stvaraju budu jasni i pregledni. Bez obzira na neočekivane okolnosti ili bilo kakve druge promjene.

Uz sustav za management službenih putovanja više nema izgubljenih računa i neplaniranih naknadnih izdataka. Troškovi putovanja postaju pregledniji, a odobravanje putnih naloga brzo i jednostavno. Naime, svaki račun moguće je fotografirati te već tijekom puta unijeti trošak. Istovremeno, evidenciju troškova možete pratiti prema svakom zasebnom projektu, regiji, odjelu ili prodavaču.

Planiranje u kriznim situacijama

U ovom trenutku je nemoguće predvidjeti kada će prestati kriza uzrokovana epidemijom koronavirusa ili kako će točno izgledati „novo normalno“ u svijetu poslovnih putovanja. Ipak, jedna stvar je sigurna. Službena putovanja, kao neizostavan dio poslovanja, svakako će se morati u jednom trenutku nastaviti u opsegu na koji smo ranije navikli.  Upravo zato, iskoristite ovo vrijeme „zatišja“ za detaljno planiranje tog trenutka.

Prilagodite budžet

Čak i ako koristite sustav za management službenih putovanja za učinkovito upravljanje putnim troškovima, za očekivati je da će okolnosti biti značajno drugačije jednom kada prestane kriza uzrokovana pandemijom koronavirusa. Zato, prođite sa vašim odjelom za financije kroz sve potencijalne scenarije i prilagodite budžete za poslovna putovanja za vrijeme nakon Covid-19.

Prioritizirajte putovanja

Jedna od ključnih stvari za kvalitetno upravljanje poslovnim putovanjima u vrijeme i nakon krize je prioritizirati putovanja na koja vaši zaposlenici odlaze. Čak i ako je tvrtka primorana ograničiti budžete, neka putovanja je gotovo nemoguće otkazati. Na vrijeme razradite detaljan plan i iskomunicirajte ga sa svim članovima poslovnog tima kako bi bili upoznati sa novim okolnostima.

Ponovno ocijenite politiku putnih troškova

Koliko god su neugodne, krizne situacije su pravo vrijeme za testiranje učinkovitosti poslovne politike tvrtke. To se odnosi i na politiku putnih troškova. Politika putnih troškova zaposlenicima olakšava cijeli proces oko planiranja puta i naknade troškova putovanja. Učinkovita politika upravljanja putnim troškovima zato mora pružati:

  • Organiziran postupak rezervacije putovanja
  • Jednostavan postupak nadoknade troškova
  • Uštedu
  • Sigurnost od prijevara
  • Transparentnost u pravilima za zaposlenike kroz jasno navedene sigurnosne postupke

Kako se trenutna krizna situacija odrazila na politiku putnih troškova vaše tvrtke? Je li i na kojim pitanjima dolazilo do problema i zastoja? Odgovori na ova pitanja pomoći će vam da bolje upravljate putnim troškovima u budućnosti.

Sustav za management putnih troškova kao pomoć poslovanju u vrijeme krize

Krizna vremena pred tvrtke stavljaju ogromne izazove. Upravo u ovakvim okolnostima dolaze do izražaja svi eventualni nedostatci u poslovnim politikama i procesima tvrtki. Sustav za management službenih putovanja osigurava da poslovna putovanja, kao neizostavan dio poslovanja, ne postanu izvor neplaniranih i neželjenih troškova u vrijeme kada mnoge tvrtke moraju smanjivati budžete i reducirati troškove.

U normalnim okolnostima, tvrtke koriste ovakva rješenja kako bi uštedjele vrijeme i novac, te jednostavnije upravljale putnim troškovima. No, u kriznim vremenima, sustav za management službenih putovanja omogućuje i puno više od toga. Pružanjem jasnih, točnih i preglednih informacija o tome kada, kako i na koji način nastaju troškovi službenih putovanja, ovakva rješenje pomažu i olakšavaju poslovanje u kriznim vremenima.