Komunikacijske vještine za bolje poslovno upravljanje
Kada bi netko od vas zatražio da nabrojite set vještina koje se očekuju od uspješnog menadžera, komunikacijske sposobnosti gotovo sigurno ne bi bile među prvim stvarima koje vam padaju na pamet. Ipak, upravo su razvijene komunikacijske vještine u managementu jedna od poveznica među uspješnim menadžerima.
Dobar menadžer jasno i razumljivo komunicira. Ima sposobnost slušanja, zna postaviti pravo pitanje kako bi došao u srž svakog problema te samouvjereno upravlja teškim razgovorima unutar tima.
Zbog čega su komunikacijske vještine u managementu važne?
Pokušajte se na trenutak prisjetiti konfliktnih situacija, pogrešaka ili zastoja u produktivnosti na vašem radnom mjestu. Znate li što im je zajedničko? Sve su ove situacije rezultat nesporazuma ili krivih pretpostavki. To znači da su mogle biti spriječene pomoću boljih komunikacijskih vještina. Kvalitetna komunikacija je neophodna za čitav poslovni kolektiv, no u ovom blogu ipak ćemo se fokusirati na menadžere.
Kao menadžer, morate redovno komunicirati sa svojim timom i informirati ih o aktualnim pitanjima, projektima i zadatcima. Takav otvoreni dvosmjerni komunikacijski kanal jača samopouzdanje svakog zaposlenika. Uz to, iznimno je važno da se znate zauzeti za vaš tim u komunikaciji sa drugim menadžerima, timovima ili direktorima.
Naime, na takav način zaposlenici se osjećaju zaštićeno, zbog čega raste njihovo povjerenje u vas. Evo još nekih prednosti koje donose dobre komunikacijske vještine u managementu.
Poboljšani moral poslovnog tima
Poslovni tim koji je izoliran od menadžera, nije upućen u aktualnosti i nema priliku iskomunicirati zabrinutost nekim pitanjem, postaje demotiviran i neproduktivan.
Zbog toga je vrlo važno redovno održavanje sastanaka sa članovima vašeg tima, odnosno da ste im dostupni za razgovor kada je to potrebno. Na taj način oni postaju sigurni da zajedno radite na istom cilju što poboljšava moral.
Kultura učinkovite komunikacije
Ako kao menadžer komunicirate jasno i često, aktivno slušate druge i postavljate relevantna pitanja, stvarate okruženje u kojem će se i drugi početi ponašati po uzoru na vas.
Primjerice, organiziranje komunikacijske radionice je odličan način za razvijanje ustaljene prakse i potrebnih komunikacijskih vještina unutar tima. No, kao i u slučaju bilo koje druge promjene unutar poslovnog kolektiva i ovdje je ključna predanost managementa.
Jasni ciljevi i vizija
Jedna od najtežih stvari za svakog zaposlenika je raditi na novom projektu ili zadatku sa nejasnim uputama. Redovno izvještavanje o aktualnostima koje se tiču projekta usmjeravaju rad čitavog tima.
Dobre komunikacijske vještine u managementu omogućuju da svaki član vašeg tima u svakom trenutku razumije što se od njega očekuje. Na taj način drastično smanjujete nejasnoće te povećavate radnu učinkovitost.
Visoka produktivnost
Jasno i ciljano obavljanje zadataka povećava produktivnost poslovnog tima. Kultura jasne komunikacije i aktivnog slušanja stvara učinkovite poslovne procese i poboljšava preciznost u izvršavanju zadataka.
Učinkovito rješavanje problema
Niti jedan menadžer se ne voli susresti sa zahtjevnim situacijama unutar tima. Na žalost, čak i u najsložnijim poslovnim timovima to je neizbježno. Ipak, razvijene komunikacijske vještine u managementu, pravovremeno prepoznavanje potencijalnih problema i konflikata te sposobnost vođenja osjetljivih razgovora kojima se nastoje riješiti takve situacije, smanjuju njihovu štetu na minimum.
Ušteda vremena i resursa
Sve ove prednosti dobrih komunikacijskih vještina na radnom mjestu pridonose uštedi vremena i resursa, povećanju zadovoljstva zaposlenika i stvaranju okružja visoke produktivnosti. Dakle, poslovni tim ali i čitavo poslovanje štedi na vremenu i troškovima pomoću održive kulture komunikacije koja uz to i nagrađuje pojedince.
No, kako ju postići? Evo koje osobine su nužan preduvjet za razvijanje boljih komunikacijskih vještina u managmentu;
Shvaćanje različitih načina komunikacije
Svatko od nas drugačije komunicira. Ako naučite o različitim načinima komunikacije, moći ćete prepoznati ne samo svoj način, nego i način komunikacije ljudi kojima upravljate. Upravo to je početna točka u procesu usavršavanja komunikacije između menadžera i poslovnog tima.
Sposobnost uočavanja i uklanjanja komunikacijskih prepreka
Prepreke u kvalitetnoj komunikaciji mogu značajno utjecati na produktivnost čitavog kolektiva. To mogu biti nedostatak pozornosti jednog od sugovornika tijekom razgovora, pretjerano korištenje žargona i poštapalica ili nemogućnost razumijevanja tuđe perspektive u određenoj situaciji. Dobre komunikacijske vještine u managementu pomažu da se takve prepreke vrlo jednostavno zaobiđu.
Jasna komunikacija
Svi nastoje biti što jasniji u poslovnoj komunikaciji, no posjedovanje ove komunikacijske vještine često je pravi izazov. Jasne i razumljive poruke predstavljaju srž dobre komunikacije.
Umijeće postavljanja točnih pitanja
Ponekad ključ razumijevanja određenog problema leži u postavljanju pravih pitanja. Ako znate obazrivo postaviti pitanje koje je ključno za rješavanje nekog problema,uštedjet ćete vrijeme i trud cijelom timu.
Sposobnost aktivnog slušanja
Dobar menadžer zna da postoji ogromna razliku između slušanja i čekanja da dođe njegov red za nešto reći. Svima se ponekad zna dogoditi da „odlutaju“ dok im se sugovornik obraća. Baš poput postavljanja točnih pitanja, i aktivno slušanje povećava produktivnost čitavog poslovnog tima.
Neverbalna komunikacija i rapport
U riječniku NLP-a tj. neurolingvističkog programiranja, rapport je uspostavljanje dobrog odnosa s drugima u komunikaciji kroz usklađivanje podsvjesne i neverbalne komunikacije. Kako to postići?
Dovoljno je uskladiti se sa sugovornikom jednim parametrom neverbalne komunikacije. To može biti raspoloženje, visina glasa, držanje tijela ili odabir riječi koje se koriste u komunikaciji. Kroz redovnu komunikaciju, menadžer može uspostaviti rapport sa svakim članom tima.
Upravljanje teškim razgovorima
Dobre komunikacijske vještine u managementu podrazumijevaju i upravljanje teškim razgovorima. Ova sposobnost pomaže u savladavanju prepreka i konfliktnih situacija te smanjuje mogućnost loše izvedbe zadataka.
Još jedna od čestih prepreka bržem obavljanju poslovnih zadataka je obračun putnih troškova. Ipak, ovdje vam komunikacijske vještine neće biti od velike pomoći. Ako tražite način kako uštedjeti vrijeme na ispunjavanju putnih naloga, jednostavno preuzmite besplatnu demo verziju Gooma sustava i naučite kako obračun putnih troškova može biti puno brži i lakši.
