Kako napisati učinkovitu politiku putnih troškova?

Politika putnih troškova zaposlenicima olakšava cijeli proces oko planiranja puta i naknade troškova putovanja. Ipak, pisanje učinkovite putne politike velikom broju tvrtki i dalje predstavlja izazov. Zašto? Prije svega, jer se putovanja često ne odvijaju prema planu.  Otkazani letovi, kvarovi na vozilu, problemi u hotelu ili neplanirani troškovi. Zvuči poznato?  

Istina je. Putni troškovi zaista mogu biti skup varijabli koje je nemoguće kontrolirati. Razlog više zašto vam zaista treba politika putnih troškova.  postavlja se pitanje da li je vrijedno trošiti vrijeme na stvaranje politika putnih troškova?

Što kada politika putnih troškova nije definirana?

Evo realnog primjera. Kako ćete kontrolirati dodatne troškove ako niste definirali koju klasu ili tip automobila je vašim zapolenicima dozvoljeno rentati na službenom putu? Trebaju li zaista vaši troškovi ovisiti o osobnom izboru zaposlenika? Naravno, da ne.  

Bez obzira je li riječ o velikoj ili maloj tvrtki, imate li 40 ili samo 4 zaposlena, politika putnih troškova je nešto što jednostavno morate imati. Na taj način dobivate mogućnost jednostavnije pratiti i kontrolirati putne troškove, ali i voditi računa o potrebama svojih zaposlenika. 

Učinkovita politika upravljanja putnim troškovima mora pružati:

• Organiziran postupak rezervacije putovanja
• Jednostavan postupak nadoknade troškova
• Uštedu
• Sigurnost od prijevara
• Transparentnost u pravilima za zaposlenike kroz jasno navedene sigurnosne postupke

Politike putnih troškova mogu se razlikovati ovisno o ciljevima, putovanjima i kulturi tvrtke. Ipak, ovih nekoliko savjeta za kreiranje učinkovite politike putnih troškova, mogu se primijeniti bkod svih tvrtki.  

Tko treba biti uključen?

Prilikom oblikovanja politika putnih troškova važno je uključiti ove odjele unutar vaše tvrtke;

• Financije i računovodstvo – prate troškove zaposlenika i obavljaju kontrolu i nadzor ove značajne stavke rashoda
• Operacije – uključite osobu koja ima široko znanje o poslovnim procesima vaše tvrtke.
• Ljudski resursi – uobičajeno je da se tvrtke oslanjaju na svoje HR odjele za svakodnevno upravljanje putovanjima.

Svakako se savjetujte i sa zaposlenicima koji često putuju, jer vam oni mogu najbolje ukazati na potencijalne probleme koje učinkovita politika putnih troškova može riješiti.

Politika putnih troškova – što trebate znati unaprijed?

Upoznajte troškove

Analizirajte strukturu svojih putnih troškova. Kako? Odgovorom na pitanja  „tko“, „što“, „gdje“ i „kada“?

Tko? – Definirajte zaposlenike koji najviše putuju kako bi vam mogli pomoći oko definiranja politike putnih troškova i pridržavanja njenih odredbi. Ovaj podatak također je važan u slučaju kada politike putnih troškova oblikujete na temelju specifičnog odjela ili rdnog mjesta. 

Što? – Kako bi dobili osjećaj gdje možete postići uštede, morate znati i strukturu troškova. Saznajte koju vrstu smještaja zaposlenici najčešće odabiru, na koji način vrše rezervacije, koje prijevozno sredstvo koriste…

Gdje? – Za jasnu sliku  troškova, morate znati gdje su oni nastali. Mogu se značajno razlikovati ovisno o državi ili gradu. Upravo zato jako je važno defnirati na kojoj lokaciji nastaje najveći dio putnih troškova te na temelju toga izraditi smjernice.  Primjer? Sastavite prijedlog hotela za određeni grad. 

Kada? – Neočekivana putovanja su nezaobilazna, ali su skupa. Politikom putnih troškova potičite da se rezervacije odrađuju unaprijed, a ne u zadnji tren kako bi last minute put postao iznimka, a ne pravilo.

Pretpostavite potencijalne probleme na poslovnom putu

Politika treba biti jasna, jednostavna i temeljita te pokrivati svaku fazu putovanja- od rezervacije do isplate troškova. Najjednostavniji način da to postignete je vizualizirati sve korake koje vaš zaposlenik prolazi kod organiziranja putovanja. Nakon toga, usredotočite se na rješavanje potencijalnih problema.  

Hoteli – Cijene hotela značajno se razlikuju ovisno o lokaciji.  Tako će npr. hotel s tri zvjezdice u Berlinu vjerojatno biti skuplji od hotela s pet zvjezdica u Zagrebu. Upravo zbog toga, mnoge tvrtke definiraju popis predloženih hotela ovisno o odredištu.
Koji su hotelski troškovi  pokriveni naknadom ? Većina tvrtki ne pokriva troškove mini bara ili korištenje hotelske usluge kemijske čišćenja. Na popisu priznatih troškova su korištenje hotelskog parkinga ili trošak kasne odjave iz hotela.

Rent a car – odredite jasne smjernice za najam automobila. Definirajte vrstu i veličinu vozila, osiguranje i način naknade troškova goriva.

Troškovi hrane  – Jedna od najvećih nedoumica za vaše zaposlenike na putovanju. Naime, iako je cijena obroka najčešće znatno niža od cijene leta i hotela, to ne znači da trebate zanemariti ovu kategoriju troškova. Ipak, izbjegavajte stroga pravila na ovom području.  Umjesto toga, izradite opće smjernice za potrošnju na obroke, bilo da se radi o zaposlenicima ili vašim klijentima.

Kako poboljšati usklađenost?

Svi vaši djelatnici, posebno novi članovi tima, moraju biti upoznati s poltiikom putnih troškova tvrtke. Dokumenti kojima definirate ovaj dio poslovanja moraju biti dostupni svima u tvrtki, bilo putem intraneta ili e-maila.

Uključite li zaposlenike u ovaj proces i pokažete li im da je riječ o uvođenju sustava nagrađivanja poželjnog, a ne kažnjavanje lošeg ponašanja, rezultati će sigurno biti bolji. Čak i nakon uvođenja novih pravila, svako toliko razgovarajte sa zaposlenicima. Pitajte ih za njihovo mišljenje te u skladu s tim radite i potrebne izmjene. Politika putnih troškova ne može se provoditi prisilno. Uz to, zaista nema smisla ukoliko ne ispunjava sve potrebe kako same tvrtke, tako i njenih zaposlenika.