Trošak službenog puta: sve što morate znati na jednom mjestu
Službeni put sastavni je dio gotovo svakog poslovnog sektora. Na godišnjoj razini, poslovnih putovanja je oko 445 milijuna! Podaci Državnog zavoda za statistiku o putovanjima prije 5 godina pokazuju da su Hrvati godišnje ostvarili 784 tisuće poslovnih putovanja, a 2019. godine taj broj je narastao do 837 tisuća. Zbog rastućih potreba za izgradnjom što šire mreže kontakata, pretpostavka je da će taj broj svake godine samo rasti. Upravo je zato bitno znati izračunati i unaprijed predvidjeti trošak službenog puta.
Što znači i uključuje službeno putovanje
Poslovno putovanje je put koji se čini iz profesionalnih razloga, a može biti odlazak na kongres, konferencije, sastanke, sajmove, edukacije i drugo. U poslovna putovanja ne ulaze svakodnevna lokalna putovanja ili laički rečeno „pos’o-kuća-kuća-pos’o“. Kako bi službeni put bio zakonski definiran, poslodavac zaposleniku izdaje putni nalog koji sadrži ime i prezime osobe, mjesto, svrhu i vrijeme trajanja. Također, potrebno je napraviti putni obračun. Nakon puta zaposlenik prilaže poslodavcu dokaze za sve izdatke nastale na službenom putu.
Trošak službenog puta – na što sve kao poslodavac morate misliti
Službeni put obično se planira unaprijed te je rijetko kada iznenadan. Organizacija se provodi na razne načine. Neki si pomažu aplikacijama za poslovno putovanje i uštede si vrijeme. Drugi danima proučavaju ponudu (hotele, restorane i načine prijevoza). A treća vrsta poslodavaca (njih čak pola prema istraživanju Egencia organizaciju prepusti zaposleniku.
S obzirom da skoro dvije trećine milenijalaca sami sebi organiziraju smještaj bez obzira na poslodavca, vjerujemo kako većini zaposlenih odgovara imati stvari u svojim rukama. U svakom slučaju, pametno je imati definiranu poslovnu politiku, odnosno pravila o službenim putovanjima. Čak 60% poduzeća ih ima. Na taj se način povećava učinkovitost puta, smanjuje mogućnost velikih nepotrebnih troškova i stvara okvirni raspon izdataka.
Dnevnice
Sastavni dio poslovnog putovanja su i dnevnice. To su novčane naknade za troškove službenog puta koje uključuju prehranu, piće i prijevoz, a definirane su Pravilnikom o izmjenama i dopunama Pravilnika o porezu na dohodak. Za putovanja u Hrvatskoj dnevnica je neoporeziva i iznosi 200,00kn, dok je za inozemstvo određena prema državi gdje se ide na službeni put. Ako je na putovanju osiguran jedan obrok, neoporeziv dio dnevnice se umanjuje za 30%, a ukoliko je osigurana npr. ručak i večera, dnevnica se umanjuje za 60%.
Jedan od najvažnijih kriterija za isplatu dnevnica je vrijeme trajanja službenog puta. Ukoliko je put dulji od 12 sati, isplaćuje se puni iznos, a ukoliko je između 8 do 12 sati, isplaćuje se pola dnevnice. U slučaju duljih putovanja, računa se broj sati. Jednom kad se savlada, obračun dnevnica nije znanstvena fantastika, no nažalost ukoliko se radi ručno zahtjeva svima dragocjeno vrijeme.
Hotel ili hostel, vila ili soba?
Situacije u kojima zaposlenik ima mogućnost samostalne organizacije puta mogu biti olakšavajuće za poslodavca, no i rizične za trošak. Ako poduzeće nema definiranu politiku, trošak poslovnog putovanja može se popeti do više tisuća kuna za dva dana puta. Na Bookingu možete pronaći smještaje gdje je noćenje i do 300 eura, no prosječne cijene pristojnih hotelskih soba kreću se od 50 do 70 eura, ovisno o mjestu boravka. Naravno, ako tražite apartmane, proći ćete još jeftinije.
Ipak, imajte na umu da je vaš zaposlenik otišao obaviti posao koji mora, a ne na godišnji odmor koji je želio. Pobrinite se da mu je udobno i da se osjeća cijenjeno. Također, s obzirom da se trošak smještaja utvrđuje prema računu i tako isplaćuje, nagrađujte djelatnike koji se u samostalnoj organizaciji smještaja drže prosječnih cijena smještaja.
Prehrana i obroci
U prethodnom djelu teksta opisali smo izračun prehrane i dnevnica, no statistika pokazuje kako se čak četvrtina ukupnog troška poslovnog putovanja odnosi na hranu. Upravo zato savjetujemo da se biraju hotelski smještaji s uračunatim obrocima. Razgovarajte s zaposlenikom te ustanovite prihvatljive iznose za poslovne večere s partnerima. Osim toga, napomenite da je potrebno sačuvati sve račune.
Prijevoz
Čak 81% zaposlenih vozi osobni automobil na službeni put. Ponekad je to zbog osobne želje, osjećaja poznatog i lakšeg snalaženja. Ponekad je to jer tvrtka ne posjeduje službeni automobil. U slučaju putovanja osobnim vozilom, gleda se prijeđena kilometraža koja se množi s 3,00 kn po kilometru. Također, na putnom nalogu je potrebno navesti da je osobni automobil dozvoljen te njegovu marku i registracijsku oznaku. Kod službenog se vozila trošak utvrđuje po računima za cestarinu, parking i slično.
Ako je prijevozno sredstvo avion, vlak ili drugi oblik prijevoza, poslodavac isplaćuje iznos po računu.
Put prošao, trošak došao
Ukupni trošak službenog putovanja i mogućnost pogreške njegovog izračuna povećava se brojem zaposlenika i brojem službenih putovanja godišnje. Kako biste sebi i svojem timu smanjili stres, brigu oko putnih naloga, prikupljanja računa i obračuna svih troškova, savjetujemo da pogledate poslovna rješenja koja sve to mogu učiniti za vas. Osim toga, sustav za management službenih putovanja poput GOOMA sustava omogućuje vam i detaljnu analitiku troškova i pregled putovanja iz koje se može svašta naučiti.
Optimizirajte trošak službenog puta i posvetite se sklapanju novih poslovnih dogovora i veza. Nema potrebe da se uzrujavate oko drugih stvari. Kontaktirajte nas već danas!
