Što je management službenih putovanja i zašto ga trebate?
Znate li da je 20% svih putovanja na svijetu povezano s poslom? Ovaj podatak ukazuje na jačinu globalizacije, no i rastuću potrebu za širenjem networka u poslovnom svijetu. Kako bi bile konkurentne na tržištu, organizacije raznih djelatnosti šire se sklapanjem poslovnih veza ili otvaranjem poslovnica na različitim dijelovima zemlje. Za takav rast i poslovni razvoj nužno je putovati. Samim time, nužan je i management službenih putovanja.
Management službenih putovanja – ono o čemu svaki poslodavac sanja
Dolazak i odlazak na posao nije poslovni put. Poslovno putovanje uključuje planirani odlazak na udaljeno mjesto radi poslovnog sastanka, kongresa, edukacije, sajma, širenja kontakata… Uzrok putovanja je uvijek obavljanje poslovnog zadatka i ostvarivanje postavljenog cilja. Kako bi ono bilo uspješno, potrebno je ispuniti mnoge legislativne i birokracijske stavke (ispunjavanje putnih naloga, praćenje i izračun troška, izračun dnevnica…) Sve što morate znati možete vidjeti u blogu: Trošak službenog puta.
Management službenih putovanja je proces kontrole, praćenja i izvještavanja o troškovima službenog putovanja. Iako u mnogim slučajevima zaposlenici sami upravljaju poslovnim putovanjem (npr. Ispunjavaju putne naloge, čuvaju račune putovanja, zapisuju kilometražu), organizacija putovanja je prepuštena zaduženim osobama organizacije (na primjer, administracija ili HR odjel) ili vanjskoj putnoj agenciji. Kako bi management službenih putovanja bio što jednostavniji i kako ne bi iziskivao mnogo vremena za zaduženog in-house pojedinca, bitno je uspostaviti neka pravila.
Politika poslovnih putovanja
Za dobro upravljanje službenim putem zaposlenika, organizacija bi trebala imati definiranu politiku poslovnih putovanja. Statistika pokazuje kako je ima samo 60% organizacija. Ako uzmemo u obzir da, u slučaju kada organizacija ima navedenu politiku, čak 40% zaposlenika ne poštuje njena pravila, možemo zaključiti kako u većini slučajeva management službenih putovanja nije na optimalnoj razini. Razgovor, jasno definirane upute kroz interne dokumente ili u vodičima na recimo te edukacija zaposlenika o politici poslovnih putovanja organizacije može znatno unaprijediti management službenih putovanja. Osim toga, reducirati troškove i smanjiti mogućnost kriznih situacija.
.
Što ulazi u management službenih putovanja?
Osoba zadužena za organizaciju službenih putovanja i njen management ima razne zadatke. Ovisno o veličini tvrtke i potrebama za službenim putem, to može biti jedna osoba čije se djelomično ili puno radno vrijeme svodi na organizaciju puta zaposlenika, kao i kompletan odjel.
Najvažniji zadaci managera poslovnih putovanja su pregovaranje i analiza oko odabira i rezervacije smještaja, organizacija prijevoza (omogućiti službeni automobil zaposleniku, educirati ga ukoliko koristi vlastiti ili nabaviti karte ukoliko se radi o avionu, vlaku ili prijevozu brodom) te evaluacija i praćenje putnih troškova.
Za managera putovanja bitno je definirati upute u slučaju krizne situacije, pomoći zaposleniku da kroz cijelo putovanje ima oslonac u slučaju iznenadnih situacija i osigurati da se kroz putovanje drži dogovorenih budžeta. Nakon nekog vremena zaposlenici koji češće putuju savladaju proces zapisivanja troškova te nakon povratka, na manageru ostaje analiza troškova te kompletno izvješće voditeljima o cjelokupnim troškovima službenih putovanja za organizaciju.
Rizici kod upravljanja službenim putovanjima
Čak i uhodani manageri službenih putovanja imaju dane gdje sve pođe naopako. Nenadani izazovi na putovanju, kašnjenja, iznenadni troškovi, otkazivanja leta, otkazivanja rezervacije, nenamjerne greške zaposlenika ili čak sami ljudski faktor često su nepredvidljivi i teško je držati sve konce u svojim rukama. Par izgubljenih računa prilikom puta ili krivo unesena kilometraža mogu poremetiti cijeli završni izvještaj, a manageru zadati glavobolje kod računanja.
Kako biste to spriječiti, slijedite sljedeće upute:
1. Nabavite pametan alat
Krojač treba dobru šivaću mašinu. Osoba zadužena za poslovni put zaposlenika treba dobar sustav za management službenih putovanja. Automatizacija može ubrzati proces, smanjiti troškove i rizike koji se događaju. U današnjem svijetu postoje brojna digitalna rješenja koja mogu povećati produktivnost i optimizirati poslovanje, kao i razni alati koji omogućavaju da komplicirana dokumentacija bude jednostavnija, pa čak i zabavna. Ako računima, nabavom ili ugovorima možete upravljati brzo i s jednog mjesta, zašto to ne biste mogli u slučaju službenih putovanja?
Nabavite aplikaciju koja je jednostavna za korištenje zaposlenicima, a istovremeno manageru putovanja omogućava detaljno izvješće i analizu svih putnih troškova na preglednom sučelju. Mali osobni asistent koji radi dan i noć s bilo kojeg mjesta je uvijek dobrodošao, zar ne? Zaboravite na ispunjavanje putnog naloga, na prikupljene račune s putovanja, zapisivanje kilometraže ili mukotrpne izračune troškova- Gooma sve radi sama.
2. Educirajte zaposlenike
Iako je u većini organizacija tempo vrlo brz i događaju se stalne promjene, svi se uvijek pojave na zakazanom sastanku, zar ne? Organizirajte sastanak za sve zaposlene koji moraju službeno putovati i na jasan način objasnite politiku organizacije o tom pitanju. Pokažite im gdje se mogu naći svi dokumenti i objasnite kome se mogu javiti u slučaju nedoumica. Možete se voditi pitanjima koje bi svaki zaposlenik morao postaviti prije poslovnog putovanja. To mogu biti pitanja poput: „Koji su troškovi pokriveni?“, „Koje račune sačuvati?“ ili „Smije li netko putovati s njima?“. Odgovore složite u mali vodič koji će svima uvijek biti dostupan i koristan.
3. Raspored i planiranje
Pravovremeno rješavanje poteškoća od managera poslovnih putovanja zahtjeva pomno planiranje i stalnu dostupnost.
Osmislite raspored putovanja zaposlenika kako biste u svakom trenutku znali gdje se tko nalazi, centralizirajte analizu troškova kako biste uvijek znali koliko je budžeta preostalo te omogućite brzi pristup informacijama za osobe koje su na službenom putovanju. Interni chatbot koji pruža brzu, 24/7 podršku bi mogao smanjiti upite za managera i pružiti brze, točne i provjerene informacije zaposlenicima u slučaju da u tom trenutku ne mogu doći do nadređene osobe. Kroz osjećaj sigurnosti raste zadovoljstvo, a zadovoljan radnik je najproduktivniji u svojim zadacima, bez obzira gdje se nalazi.
Bolja organiziranost, manji troškovi
Dobar management službenih putovanja temelji se na uštedi vremena i novaca. Pratite troškove kroz digitalni alat, budite svjesni mogućih rizika i uvijek planirajte unaprijed. Pregledni podaci, mogućnost automatskog izračuna dnevnica, evidencija troškova prema podkategorijama ili detaljna analitika po zaposlenicima omogućuje bolju organiziranost, a samim time uspješnije upravljanje poslovanjem. Zaboravite na stres oko puta. Neka poslovna putovanja postanu zanimljivo iskustvo s uspješno ostvarenim ciljevima. Sretno!
